Submissionsergebnis

Bei der Submission handelt es sich um die Angebotsöffnung, bei der nach § 14 a VOB/A die eingereichten Angebote für eine Ausschreibung geöffnet werden. Der Begriff selbst beschreibt zudem das Ausschreibungsverfahren, in dieser Form findet er vor allem in der Schweiz Verwendung.

Regelung der Submission

Gemäß der Submissiondefinition werden die zur öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung eingegangenen Angebote erst zu einem bestimmten Termin geöffnet und verlesen. Angebote können bis zur Eröffnungszeit in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden. Der Inhalt der eingereichten Submission muss bis zum Submissionstermin (z. B. 11:00 Uhr) geheim bleiben. Erst dann dürfen der oder die Auftraggeber:in bzw. seine zuständigen Mitarbeiter:innen die Angebote öffnen.

Im Falle einer öffentlichen Ausschreibung eines öffentlichen Auftraggebers oder einer öffentlichen Auftraggeberin haben alle Bewerber:innen bis zu einem festgelegten Termin die Möglichkeit, ein Angebot abzugeben. Im Anschluss daran wird im sogenannten Eröffnungstermin jedes einzelne Angebot geöffnet und die zugehörigen Informationen zusammengefasst. Diese Zusammenschrift ist das Submissionsergebnis. Es beinhaltet alle zuvor abgegebenen Angebote der Bieter:innen. Zu den Angaben gehören:

• der vollständige Name des oder der Bieter:in
• die Anschrift
• der Angebotspreis
• Die Anzahl an abgegebenen Nebenangeboten

Jedoch wird darin nicht festgehalten, welcher oder welche Bieter:in den Zuschlag für den Auftrag erhält (§ 14 Abs. 3 VOB/A). Angebote, die dem oder der Auftraggeber:in erst nach Bewerbungsfrist eingegangen sind, müssen in der Niederschrift separat ausgewiesen werden. Bei Angeboten der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) können Bieter:innen diese Informationen anfordern, sofern sie selbst ein Angebot abgegeben haben. Die Niederschrift selbst darf jedoch nicht veröffentlicht werden. Ein Formblatt zur Niederschrift kann dem Vergabehandbuch des Bundes entnommen werden.

Die Abgabe des Submissionsergebnisses erfolgt am Submissionstermin bzw. am Eröffnungstermin. An diesem Termin werden alle im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung abgegebenen Angebote geöffnet und verlesen. Zuvor dürfen die Angebote nicht von dem oder der Auftraggeber:in geöffnet werden. Im Anschluss daran werden alle Angebote außerdem auf ihre Eignung hin geprüft, das heißt, man untersucht, ob einzelne Angebote ausgeschlossen werden müssen. Mögliche Gründe dafür könnten zu niedrige Preise oder Unwirtschaftlichkeit sein. Erst am Ende des Prozesses erfolgt der Zuschlag für einen oder eine Bieter:in. Beim Submissionstermin dürfen außerdem nur die Bieter:innen beziehungsweise die bevollmächtigten Personen und mindestens zwei Mitarbeiter:innen des Auftraggebers oder der Auftraggeberin anwesend sein. Die Organisation dieses Termins übernimmt der beziehungsweise die Auftraggeber:in selbst.

Bei rein digitalem Angebotseingang wird die Niederschrift durch die eVergabe-Plattform automatisch erstellt. In diesem Fall sind beim Eröffnungstermin jedoch keine Bieter:innen zugelassen. Dementsprechend ist auch die Bekanntmachung des Submissionsergebnisses hier nicht vorgesehen. Die Bieter:innen haben allerdings die Möglichkeit, im Falle einer Ablehnung den Ablehnungsgrund zu erfragen. Besteht ein Vergabeverfahren aus digitalen und schriftlichen Angeboten, müssen die digitalen Angebote in der Niederschrift zuerst protokolliert werden.

Eine Veröffentlichung der Submissionsergebnisse ist zulässig, wenn der Auftrag gemäß der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) ausgeschrieben wurde. Im Anschluss an den Submissionstermin dürfen Bieter:innen diese Informationen erfragen. Bei Ausschreibungen nach der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) ist das anders. Hier werden die Submissionsergebnisse nicht veröffentlicht. Dasselbe gilt auch für alle Vergabeverfahren, die sich nach der Vergabeverordnung (VgV) und der Unterschwellenvergabe (UVgO) richten, wenn sie digital ablaufen und der Submissionstermin ohne Bieter:innen erfolgt.